北京科技大学关于会计电算化的管理规定

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第一条  为了加强我校会计电算化工作的管理，促进财会工作的科学化、现代化，确保会计信息全面、正确、及时地传递，保证会计档案资料的安全、完整、可靠，根据财政部《会计电算化管理办法》和《会计电算化工作规范》的有关规定，制定本规定。

第二条  财务处是学校会计电算化工作的管理机构，负责对实行会计电算化的校内二级核算单位提出指导性意见，各校内二级核算单位需将组织实施会计电算化的具体方案报财务处审批并备案。

第三条  会计电算化岗位责任

会计电算化相关的工作岗位分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位包括：会计主管、出纳、会计核算各岗、会计档案管理等工作岗位。电算化会计岗位包括管理、操作、维护会计软件系统和计算机的工作岗位，各岗位工作职责一般可划分如下：

（一）电算化主管：负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，参与系统软硬件的选型和更换方案的决策，要求具备会计和计算机知识，以及相关的会计电算化组织管理的经验。电算化主管可由会计主管兼任。

（二）软件操作：负责输入原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作。

（三）财务长：在会计主管人员的指导下完成账务建账与数据初始化的工作；组织协调会计软件系统的日常运行操作，完成日凭证汇总处理并登记机内账簿，打印输出日凭证汇总表、记账凭证文件、日记账；完成月末结账和年末结账工作；完成往来款项的核销，配合银行出纳完成银行对账工作，打印输出需保留存档的账页、报表等资料，

（四）电算化维护：负责日常数据的备份，负责保证网络软硬件的正常运行，负责网络系统的日常维护及更新工作，可由财务长兼任。

（七）电算化审查：负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊，可由会计主管或会计稽核人员兼任。

（八）数据分析：负责对会计数据进行分析，为部门领导决策提供定期或临时报告，可由会计主管兼任。

电算化会计岗位的工作既要分工明确，各司其职，又要团结合作，相互协调。

第四条  会计电算化操作管理规范

（一）操作管理的任务：根据国家和学校的有关财经管理制度及其对本岗位工作的要求，建立计算机会计核算系统的运行环境；按照有关会计制度和业务工作要求输入数据；完成核算系统各模块运行操作；提供核算系统的各类输出信息；确保核算系统的正常运行。

（二）操作人员应实行明确分工，应按照内部监控的原则划分工作岗位，并保持各岗位的相对稳定性，即一名工作人员应连续在本岗位上工作至少半年，但对于业务水平相当的岗位应当定期轮岗。

（三）不相容岗位的操作人员，不得相互兼任。如财务长与软件操作员；稽核员与软件操作员；出纳员与软件操作员；出纳员与财务长等。

（四）操作人员必须经常参加必要的业务学习，及时更新计算机和财会方面的知识，对会计软件系统和本岗位所涉及的电算化知识有较为详细的了解。能按要求进行熟练的操作，经过必要的培训并经考核方可上岗。

一般岗位操作人员必须取得国家有关部门认可的会计电算化初级培训合格证，并经部门主管领导批准方可上岗；网络管理员必须具备大学本科以上学历并经部门主管领导特别批准方可上岗。

（五）操作人员必须严格按照规定的操作内容和权限完成操作，并经常更换密码，未经授权人员不得操作会计软件，网络用户权限的变更应报经部门主管领导批准。

（六）系统运行过程中，操作人员不得长时间离开现场，确需离开时应及时执行相应命令退出会计软件，必要时关闭系统电源，防止数据泄密等意外事故发生。

（七）根据本部门实际情况，由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。

第五条  计算机软件、硬件和数据的管理

（一）选择的会计软件系统应通过财政部或省、自治区、直辖市以及通过财政部批准具有商品化会计软件评审权的计划单列市财政厅评审并达到财政部《会计核算软件基本功能规范》的要求，满足本单位的实际工作需要。会计软件系统及相关硬件设备的购置，应进行充分的调查研究论证，考虑成本效益和先进性、适应性、连续性的原则，并履行必要的审批手续，避免盲目购进造成资源浪费。

（二）用于运行会计软件系统的计算机必须安装正版杀毒软件，杀毒软件应及时升级更新病毒代码库，保证杀毒软件查杀计算机病毒的实时性和有效性。外来存储介质（包括软盘、光盘、闪存、移动硬盘等）必须经杀毒软件检查确认无染毒文件后方可使用，以免计算机被病毒感染造成重要数据的丢失。

（三）在系统运行过程中，要经常注意检查系统的运行状况，发现异常情况要及时找出原因，认真及时地排除故障，不能故障运行，不能影响正常工作；故障不能排除时应及时向部门主管领导汇报，及时联系售后服务部门进行维修。

（四）各岗位的计算机按照明确的任务分工进行分配使用，由专人负责管理。不同岗位任务的机器，未经主管领导批准，不得擅自调换使用，亦不得在本计算机上进行与本岗位工作无关的操作，严禁在上班时间玩游戏。非会计电算化岗位工作人员未经批准不得擅自上机进行操作。

（五）经常保持计算机房的整洁、安静和安全，经常对计算机及其辅助设备进行保养，防止意外事故的发生。

第六条  电算化会计档案管理

（一）电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据和其他磁性介质或光盘存储的会计数据及计算机打印出的书面形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据。

（二）电算化会计档案管理工作要做好防磁、防火、防潮和防尘工作。

（二）会计软件系统的相关文档资料和会计软件程序，应视同会计档案保管，保管期限应截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。

（三）计算机数据资料应及时备份保存，定期移交存档，不得随意摆放。会计软件系统运行形成的数据资料应定期备份，并将备份资料作为会计档案保存，送交档案保管部门保管，重要会计档案应准备双份备份，并存放于不同地点。备份盘的内容应经常检查，以免由于存储介质损坏造成数据丢失。备份盘不得擅自外借。

第七条  本文件由财务处负责解释。

第八条  本文件自下发之日起实施。

  财务处

2004年10月19日