北京科技大学会计档案工作试行办法

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第一章  总  则

第一条  为了加强会计档案管理，更好地为学校各项经济工作服务，根据财政部、国家档案局制定的《会计档案管理办法》相关规定，结合学校具体情况，制定本细则。

第二条  会计档案工作是学校档案工作的一个重要组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护学校经济活动真实面貌的一项重要工作。

第三条  全校各独立核算的会计部门为会计档案立卷单位。

第四条  会计档案是指会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算专业材料，是记录和反映学校经济业务的重要史料和凭证。具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。

（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

第五条  会计档案的管理是维护学校经济核算活动的真实面貌，有效提供会计史料和凭证的重要工作。各单位应按照《会计法》相关规定，建立健全会计档案的整理、立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，切实加强会计档案的管理工作。

第六条  会计档案部门必须严格执行安全保密制度，确保会计档案的安全。

第二章  体制和任务

第七条  会计档案部门是综合档案室的一个组成部分，业务接受学校档案馆的指导和检查。

各单位每年形成的会计档案，应由会计部门按照归档要求，负责整理立卷、装订成册，编制会计档案保管清册，并集中保管。

第八条  会计档案部门的基本任务是：

1．贯彻执行上级部门对会计档案工作的方针、政策和规定，并组织实施；

2．负责本部门会计档案的收集、整理、保管、鉴定、利用、统计等工作；

3．对档案要进行科学管理，库房内严格做到“六防”，提高档案的使用寿命；

4．建立健全各种检索工具，做好提供利用工作；

5．档案业务应在综合档案室的领导下开展工作；

6．每年3月底前，向综合档案室移交上年案卷目录；

7．档案实行集中管理时，应如实移交保存的档案。

第三章  会计核算凭证的整理、立卷

第九条  会计核算凭证归档范围。凡是本单位在经济活动中形成的原始凭证、会计报表、账簿等专业材料均应立卷归档。

第十条  会计凭证、账簿、报表的整理与编号：

1．整理原则：

（1）会计凭证：依照原始凭证形成规律和会计制度，平时按日、旬或月装订成册。归档时，要保持原整理基础、顺序排列，单独造册，装入卷盒，按要求填写封面和脊背各栏。

（2）会计账簿：精装账簿，要保持原来基础；活页账簿，可以取出空白页，重新编号页码。每本账簿要填写和粘补封面。

（3）会计报表：按文书档案要求，组成案卷，使用文书档案卷皮，填妥封面各栏。

2．编号方法：

会计凭证、账簿、报表的编号方法是：每年每种材料从1开始依次编序号，顺序号前应注明年代，格式如下：

        9 • * * * * • * • * *  • *

 

                                                保管单位代号

                                                属类代号

                                                种类代号

                                                年代代号

                                                会计档案代号

第十一条  归档时间与要求：

凡形成会计核算材料的单位，在年度终了，由财会人员按上述要求，填好封面，编造案卷目录，于第二年三月底以前，将清单交综合档案室。

第四章  档案的管理

第十二条  各单位应对保存的会计档案加强管理，为本单位提供资料。借阅会计档案必须按规定办理借阅手续，档案原件不得借出，如有特殊需要，须经财务处领导批准，但不得拆卷撕毁、丢失，并应限期归还。

第十三条  会计档案的保管期限，根据其特点分为永久、定期两类。定期分为五年、十年、十五年、二十五年四种。

各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第十四条  会计档案按决算报表类、财务账册类、工资表册类、会计凭证类和其他类进行整理组卷。

第十五条  会计档案采用年度属类内的分位编制法。

第十六条  会计档案保管期满需要销毁时，应由会计档案部门提出销毁意见，在综合档案室的主持下会同财务处共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、销毁时间等内容，报主管领导批准签字后，方可销毁。

第十七条  按规定销毁会计档案时，应由档案馆和财会处共同派员监销。监销人员在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后应在会计档案销毁清册上签字盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

第十八条  根据档案的密级程度，确定不同的利用范围，按密级程度履行借阅手续。

第五章  附  则

第十九条  本细则由财务处负责解释。

第二十条  本细则自下发之日起开始实施。

 

会计档案分类编号、归档范围和保管期限表：

分类 代号	档案名称	保管期限	备注
1.	会计凭证类
1-1	各种原始凭证、记账凭证和汇总凭证	15年
1-2	各种工资册，起薪停薪凭证	15年
1-3	本科生、研究生奖学金、助学金凭证	15年
1-4	涉及外事的会计凭证	永久
2.	账簿类
2-1	现金出纳账，银行存款账	25年
2-2	日记账	15年
2-3	总账	15年	包括日记总账
2-4	明细分类，分户或登记簿	15年
2-5	辅助账簿	15年
2-6	固定资产明细表		单位预算会计，固定资产报废清理后保存五年
3.	报表类
3-1	各单位预决算及上级批复	永久
3-2	单位预算会计月、季度报表	5年
3-3	主要财务指标快报	5年	不归档，由财务部门保存
4.	其他类
4-1	会计档案移交清册	15年
4-2	会计档案保管清册	25年
4-3	会计档案销毁清册	25年
5.	涉外类
5-1	涉及外事凭证和账册	永久

 

注：电算化后存储软件、会计数据磁盘、磁带、打印输出的账、表、单等的保管期限，按上述分类比照执行。