2015届毕业生档案转递须知

毕业生同学们: 你们好！

你们即将结束大学校园生活，开始人生新的旅程。在你们忙于毕业的同时，请不要忘记记载你们成长足迹的她---学生人事档案，她将永远伴随你们。无论将来你想继续求学深造、发展事业、结婚生子以及在今后计算工龄或者办理各种保险时都需要她。为了你和她都能顺利抵达新的人生驿站,请你对下列问题一定给以关注。

一、学生档案管理部门

我校全日制学生的档案由学校档案馆人事档案室管理,毕业生档案转递也由人事档案室负责。

二、档案转递方式

根据中组部和国家档案局的有关规定，人事档案不准邮寄或交本人自带，必须以机密件形式通过机要途径转递到档案接收单位。

三、毕业生填写《毕业生就业协议书》“档案转寄地址”时，应特别注意事项

1、机要局只负责将档案转递到区县级以上党政军机关和国有企事业单位及各省市区县人才交流中心。学生请填写准确详细的档案接收部门以及其所在的省、市、区、县，单位名称不得使用简称。

以下收件单位不符合机要投递范围：门牌号码、所有非国有的公司、企业、中学、派出所、信箱、车间、街道办事处、宗教团体、门诊部。凡到上述单位工作的学生必须提供上级主管单位名称；无隶属单位的要提供人事档案代管的市、区、县人事局或人才中心的名称。

2、要特别注意填写派遣单位和档案转寄详细地址之间的关系: 

（1）属于派遣单位能通过机要通信的方式投递到达的,比如签约单位是各大部委、院校等部门，可以直接填写各大部委或院校的名称及其详细的地址。

例  协议单位名称：外交部，则档案转递详细地址为 外交部干部司干审档案处（北京市朝阳区朝阳门南大街2号），邮编：100701。

（2）属于派遣单位不符合机要通信投递范围的,比如签约单位是某中学或某个公司，则要填写与机要局有直投关系的上属单位的名称及详细地址。

例　协议单位名称：北京市房山区石窝中学，则档案转递为上级主管单位，详细地址为 北京市房山区教委（北京市房山区良乡西潞大街9号），邮编：102488。

（3）属于签约单位将档案集中存放在某个人才交流中心的，档案转递地址应填写这个人才交流中心的名称及其详细地址。 

例　协议单位名称：北京中洲国际建筑工程有限公司，则档案转递详细地址为 北京市人才交流中心（北京市安定门外大街１８７号），邮编：100011。

3、属于录取国内的外校研究生的学生，请填写所录取学校的院（系、所）的党委名称及详细地址。考研调档通知单须先送就业指导中心盖章备案，再送档案馆。 

例　研究生录取院校名称：南京师范大学，则档案转递详细地址为 南京师范大学**院 党委（江苏省南京市宁海路122号），邮编：210097。

四、毕业生出国（留学或工作）时，应特别注意事项

属于毕业后申请出国（留学或工作）的学生，应当在出国前办理好档案转递手续和存档关系，档案应转至原户籍所在地的人力资源与社会保障局或者教育部留学服务中心。分为两种情况：

1、属于将档案转至原户籍所在地的学生，应及时与就业中心联系，并在档案转出后及时回原籍办理存档手续。

2、属于档案存放到教育部留学服务中心的学生，请离校前自己前往留学服务中心办理存档手续，取得调档函后先到学校户口办迁出户口，并盖章签注（北京生源户口未迁入的同学不需盖章），然后将调档函交予档案馆，由档案馆转寄档案。

教育部留学服务中心留学人员档案室网址：http://www.cscse.cn，咨询电话：010-62677800，地址：北四环西路56号。

五、毕业生档案转出后发生改派情况时，应特别注意事项

个别学生取得《就业报到证》后需要改派，改派事项必须经由就业指导中心同意。改派发生在档案已寄出后的，学生应联系原就业单位将档案转回学校档案馆。档案到校后方能接受学生来校办理改派手续。

如果原就业单位同意学生自带档案回校办理手续，须将档案袋密封完好、骑缝加盖单位公章。学生应妥善保管和携带档案，不得擅自启封。档案袋出现破损或启封时，人事档案室不予接收，所有后果学生自负。

六、档案转递的时间和寄递查询

正常情况下，对于取得《就业报到证》的毕业生，档案馆收到《就业通知书》或调档函后会将学生的个人档案在两周之内转出（暑期集中发档，不零散转递），机要局会在5至10天之内将档案转递到档案接收单位（可接收机要邮件的单位），总程将近一个月。

毕业生可在领取《就业报到证》一个月后到对方接收单位查询档案接收情况。超过三个月仍未落实妥收档案的，请及时与档案馆联系，由档案馆向机要通信局查询机要文件的签收人和签收时间。

机要通信局在一年之内保存邮寄底单，过期则无法查询。请同学们注意查询时效，一定要在一年之内确定对方接收单位接收到自己的档案。

同专业同姓名的同学落实档案接收情况时，请提醒接收单位查验档案材料，如有问题请及时与人事档案室联系。

关于档案转递的未尽事宜，请直接联系人事档案室。电话：010-62332363。联系人：王增辉老师（研究生档案），赵老师（本科生档案）。

衷心祝愿所有毕业生都有更加美好的前程！

 档案馆人事档案室

2015年6月16日

档案馆  2015-06-16

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